Arbeidsgivers rett til innsyn i e-post

Rettslig regulering

Arbeidsgivers innsyn i arbeidstakers e-postkasse (som arbeidsgiver har stilt til arbeidstakers disposisjon til bruk i arbeidet), er tillatt innenfor visse rammer, og reguleres i det vesentlige av den såkalte personopplysningsforskriften. Denne er forankret i arbeidsmiljøloven § 9-5. Reglene gjelder også arbeidstakers personlige områder i virksomhetens datanettverk eller annet elektronisk utstyr som arbeidsgiver har stilt til arbeidstakers disposisjon til bruk i arbeidet. Reglene gjelder ikke arbeidstakers private e-postkasser.

Opplysninger som er lagret på fellesområdene i virksomhetens datanettverk er heller ikke omfattet av forskrift en. Her vil arbeidsgiver normalt ha rett til innsyn etter de alminnelige reglene om kontrolltiltak i arbeidsmiljøloven og for behandling av personopplysninger i personvernregelverket.
Overvåking av arbeidstakers bruk av elektronisk utstyr er derimot forbudt. Det omfatter f.eks. aktivering av automatisk videresending av e-poster sendt til fraværende arbeidstakere for å sikre at viktige e-poster blir fanget opp. Dette fremstår ofte som praktisk og nærliggende ved lengre fravær eller etter fratredelse, men er av Datatilsynet ansett som slik ulovlig overvåkning.
Innsyn i elektronisk utstyr er imidlertid tillatt i noen konkrete tilfeller. Disse hovedkategoriene gjennomgås nedenfor.

Er innsyn nødvendig for å ivareta daglig drift?

En stor del av kommunikasjonen med kunder og kollegaer foregår i dag over e-post, og det kan derfor oppstå et behov for å ta seg inn i arbeidstakers e-postkonto ved kortere eller lengre fravær, nettopp for å ivareta den daglige driften eller andre berettigede interesser i virksomheten. Dette vil typisk gjelde hvis arbeidsgiver vet at det ligger et tilbud med kort akseptfrist i den fraværende arbeidstakeren sin e-postkasse.

En grunnleggende forutsetning for å gjøre innsyn på dette grunnlaget, er at det ikke finnes mindre inngripende metoder som tilstrekkelig ivaretar arbeidsgivers interesser. I fraværstilfellene vil arbeidsgiver typisk heller kunne ta kontakt med arbeidstaker og be vedkommende videresende den informasjonen som er nødvendig og eventuelt aktivere en fraværsassistent med nødvendig informasjon om hvor avsender kan henvende seg. Et innsyn vil da kunne bli ulovlig.

Skal varsles

Arbeidstaker skal også varsles før et innsyn og få mulighet til å være til stede under innsynet, så langt det er praktisk mulig. Ved fare for bevisforspillelse kan det være grunnlag for unntak fra varslingsplikten og retten til å være til stede, men dette forutsetter nok at speilkopiering (eller andre tiltak) av e-postkassen i forkant ikke er mulig.

Foreligger det mistanke om grovt pliktbrudd hos den ansatte?

Regelverket åpner også for å gjøre innsyn når det foreligger en begrunnet mistanke om grovt pliktbrudd eller annet som kan gi grunnlag for avskjed eller oppsigelse. Det må med andre ord foreligge konkret informasjon som gir grunn til å tro at slike forhold foreligger – en løs antakelse er ikke tilstrekkelig.

Når arbeidsforhold avsluttes

Når arbeidsforhold avsluttes, er det ikke uvanlig at arbeidsgivere føler seg nødt og berettiget til å ta seg inn i tidligere arbeidstakeres e-postkonto og personlige områder i virksomhetens datasystemer, for å sikre lagring av informasjon som er nødvendig for virksomheten. Innsynsregelverket kommer imidlertid til anvendelse også for tidligere ansatte.

Det praktiske ved et opphør er ofte at arbeidstaker får anledning til å slette e-post og filer av privat karakter, og samtidig lagrer virksomhetsrelevant informasjon på et angitt område for arbeidsgivers tilgang. Slik unngår arbeidsgiver å måtte ta seg inn i den tidligere arbeidstakerens e-postkonto etter arbeidsforholdets opphør.

Skal deaktiveres

E-postkontoen skal deaktiveres. Opplysninger lagret i e-postkassen, på personlige områder i virksomhetens datasystemer eller annet elektronisk lagret materiale, skal som hovedregel slettes innen rimelig tid, noe som i henhold til Datatilsynets praksis er maksimalt seks måneder. Det er derfor viktig at arbeidstaker gis mulighet til å rydde i disse områdene før fratredelse, ettersom viktig informasjon for virk-somheten ellers risikerer å gå tapt.

Hvilke konsekvenser har overtredelser?

Innsyn kan påklages til Datatilsynet, som vil vurdere om innsynet var i strid med regelverket. Datatilsynet kan ilegge overtredelsesgebyr. I 2021 har overtredelsesgebyrene ligget i størrelsesordenen 150 000–250 000 kroner for slike brudd. Overtredelser kan samtidig medføre krav på erstatning for både økonomisk og ikke- økonomisk skade. Slike krav avgjøres av domstolene. Lovligheten av innsynet kan også få betydning for adgangen til å føre funnene som bevis, for eksempel i etterfølgende sak om oppsigelse eller avskjed.