Hvordan sikre et godt arbeidsmiljø på hjemmekontoret?

Av redaktør Stephen Bråthen, Revisorforeningen

Det er blitt vanlig for mange å jobbe hjemmefra én eller flere dager i uken. Rundt halvparten av den norske arbeidsstyrken har mulighet til å jobbe hjemmefra.

Seniorrådgiver Vegard Foldal i Arbeidstilsynet mener det er viktig at arbeidsgiverne har kunnskap om miljøutfordringene som kan oppstå ved bruk av hjemmekontor.

– Muligheten til å benytte seg av hjemmekontor kan være en kjempe­ fordel for mange av ulike grunner, men man må ikke glemme at hjemmekontoret også er en del av arbeidsmiljøet. Arbeidsmiljøet på hjemme­kontoret skal kartlegges og vurderes, for å planlegge og iverksette tiltak for å redusere mulige risikoer, sier han.

Arbeidsmiljø handler om arbeidet du utfører, og hvordan man organi­serer, planlegger og gjennomfører det. Som arbeidsgiver har du ansvar for å sørge for et fullt forsvarlig arbeidsmiljø for dine arbeidstakere. Det gjelder også for de som sitter på hjemmekontor.

Råd til arbeidsgivere

Arbeidstilsynet har samlet åtte råd til deg med ansatte på hjemmekontor:

1. Sett deg inn i kravene: Oppdater deg på reglene. Sett deg godt inn i hjemmekontorforskriften. Sørg for å overholde kravene.
2. Finn en god balanse: Drøft med de ansatte om hva som er en god balanse for kontorarbeid og hjemmekontor. Vurder hva som egner seg til konkrete arbeidsoppgaver og arbeidsformer. Hvor mange dager kan eller bør de ansatte sitte på hjemme­ kontor? Bør du oppfordre de ansatte til å være til stede på kontoret på bestemte ukedager?
3. Lag tydelige avtaler: Sørg for skriftlig avtale om hjemme­ kontor. Avtalen bør blant annet beskrive omfang av hjemmekontor og arbeidstid. Den bør også presisere når arbeidstakeren skal være tilgjengelig for arbeidsgiver.
4. Hold kontakt: Sørg for god dialog med arbeidstakerne både når de jobber hjemmefra og på arbeidsplassen. Vær tilgjengelig digitalt.
5. Legg til rette for gode møter: Sørg for løsninger som sikrer at hybride møter fungerer godt for alle – både de som er samlet i et møterom og de som henger på veggen. Pass på at møterommene er teknisk rigget for sømløst å kunne koble til eksterne. I møter med mye dia­log kan det være en god idé at alle har på kamera – også de som sitter i møterommet.
6. Sørg for god ergonomi: Pass på at de ansatte har en ergonomisk god arbeidsplass hjemme, gjerne med regulerbar arbeidsstol, god belysning og stor regulerbar dataskjerm. Hvis hjemmekontoret ikke er optimalt til­passet, kan relevante tiltak som variasjon i arbeidsstilling, tiltak for fysisk aktivitet og hyppigere pauser hjelpe på situasjonen.
7. Husk bevegelse: Oppfordre de ansatte til å bevege seg på hjemmekontoret, slik de ellers ville gjort ved å gå til og fra møter, kaffeautomaten eller lunsjrommet på arbeidsplassen.
8. Vis interesse og omsorg: Har du medarbeidere som ikke ønsker å komme på kontoret? Ta en prat med medarbeiderne for å finne årsaken til at de kvier seg. Er det forhold på jobb som gjør at medarbeideren ikke ønsker å komme på kontoret? Eller er det forhold hjemme som gjør at arbeidstakeren heller vil sitte der? Ta om­ sorgsplikten du har som arbeids­giver på alvor og våg å spørre.

Fleksibilitet på godt og vondt

Statens arbeidsmiljøinstitutt (STAMI) publiserte i vår en opp­ datert kunnskapsoppsummering av forskningsstatus for arbeid hjemmefra, arbeidsmiljø og helse. Den viser at hjemmekontor kan ha både positive og negative konsekvenser på arbeidsmiljø og helse.

Hjemmekontor kan gi arbeidstakere bedre kontroll over arbeidet, og gi en fleksibilitet til å balansere kravene fra arbeid og privatliv. Samtidig er det også forbundet med negative faktorer som økte krav til arbeidsmengde og tilgjengelighet, mindre kollegastøtte, høyere jobb­krav, noe større grad av rolle­ uklarhet og rollekonflikt.

Foldal mener det er viktig å kjenne til risikofaktorene for hjemmekontor og jobbe kunnskapsbasert i praksis, eksempelvis gjennom å bruke STAMIs rapport som kunnskapskilde.

– Men det er kanskje enda viktigere å bruke praksisbasert kunnskap, altså hvordan arbeid hjemmefra påvirker ansatte i akkurat din virksomhet. Her er nøkkelen å ta med arbeidstakerne på råd og ta gode grep for å gjøre hjemmekontor­ arbeid til en god situasjon for alle parter, understreker han.

Ha en god dialog

Arbeidsgivere kan drøfte med de ansatte om hva som er en god balanse for dem, ut ifra arbeidets art. Det kan være ulike oppgaver som egner seg best å utføre på arbeidsplassen, mens andre oppgaver fint kan gjøres på hjemme­kontor uten at noen av partene taper eller går glipp av noe av den grunn.

– Du som arbeidsgiver bør ha en god dialog med dine ansatte. Avklar for­ ventninger og finn ut hvor fleksibel hjemmekontorbruken skal være. Du spiller en viktig rolle for å unngå at det blir en uheldig arbeidssituasjon. Da gjelder det å ta med de ansatte på råd om hva som er hensiktsmessig og forsvarlig bruk av hjemmekontor, for å sikre et godt arbeidsmiljø, sier Vegard Foldal.

Husk skriftlig avtale

Hjemmekontorforskriften regulerer hjemmearbeid når det er en fast ordning. Den sier at arbeidsgiver og arbeidstaker skal inngå en skriftlig avtale om hjemmekontor. Avtalen skal blant annet inneholde informa­sjon om omfang av hjemmearbeidet, hvor lenge den varer og eierskap til og drift og vedlikehold av utstyr.

Arbeidstilsynet har laget en mal som dekker kravene til innholdet i en skriftlig avtale om hjemmekon­tor. Denne finner du på arbeidstil­synet.no.