Reglene for bruk av hjemmekontor

Arbeidsgiver kan ikke uten videre pålegge ansatte hjemmekontor. Det må foreligge saklig grunn og ansatte må ikke forskjellsbehandles på en urimelig måte. Arbeidsgiver må også sørge for et forsvarlig fysisk og psykisk arbeidsmiljø.

Publisert:
hjemmekontoret.jpg

Arbeidssted skal være fastsatt i arbeidsavtalen til den enkelte. Normalt vil dette være virksomhetens næringslokaler. I så fall betyr det at arbeidsgiver kan kreve at ansatte møter opp på kontoret til avtalt tid – uavhengig av om den ansatte egentlig trives best med å jobbe hjemmefra.

Samtidig vil arbeidsgiver i kraft av sin alminnelige styringsrett i noen tilfeller ha rett til å pålegge ansatte hjemmekontor. Dette forutsetter imidlertid at arbeidsgiver har saklig grunn, og at de ansatte ikke forskjellsbehandles på en urimelig måte.

Hvis smittevern tilsier at hjemmekontor er den beste løsningen vil dette kunne trumfe andre hensyn. Uansett vil det være avgjørende at arbeidsgiver gjør en grundig og god vurdering. Før arbeidsgiver innfører pålagt hjemmekontor anbefales det at grunnlaget for beslutningen drøftes med arbeidstakernes representanter. Gjennom drøftingene kan arbeidsgiver forsikre seg om at alle relevante hensyn er tatt med i vurderingen. Det er alltid en god idé å snakke sammen først!

Når ansatte krever hjemmekontor

På den annen side vil ansatte av ulike grunner ha behov for, eller ha et ønske om, å jobbe hjemmefra. Dette kan for eksempel skyldes at de befinner seg i risikogrupper og/eller er avhengige av å reise med kollektivtransport til arbeidsstedet. Hvorvidt den ansatte da skal få viljen sin, må også her løses på bakgrunn av en grundig helhetsvurdering.

Igjen kan smittevernhensyn påvirke rekkevidden av arbeidsgivers styringsrett: Det vil neppe være saklig å nekte en ansatt med særlig utsatt immunforsvar å ha hjemmekontor, dersom arbeidsoppgavene på en akseptabel måte kan gjennomføres hjemmefra.

Noen ganger oppstår det imidlertid tvilstilfeller: Hva om den ansatte kan ta et senere tog og forskyve arbeidstiden? Da vil svaret på om den ansatte kan kreve hjemmekontor bero på en avveining mellom arbeidsgivers og ansattes behov. Dersom behovet for hjemmekontor skyldes arbeidstakers helse, er også rekkevidden av arbeidsgivers tilretteleggingsplikt sentral. Relevante momenter i vurderingen vil blant annet være om arbeidet kan utføres på en tilfredsstillende måte fra hjemmekontor, betydningen av personlig oppmøte i den aktuelle stillingen og konsekvensene bruk av hjemmekontor har for arbeidsmiljøet.

Hjemmekontorforskriften – fast eller midlertidig ordning?

Når ansatte bruker hjemmekontor en gang iblant, gjelder arbeidsmiljøloven som vanlig. Det betyr blant annet at arbeidsgiver skal sørge for at den ansatte ikke utsettes for uheldig fysisk belastning fra vonde kjøkkenstoler eller uforsvarlig arbeidspress. I prinsippet gjelder dette også når den ansattes egen leilighet brukes som kontor. Arbeidstidsreglene gjelder da også som vanlig.

I de tilfellene hvor hjemmekontor ikke lenger er av sporadisk karakter, kommer den såkalte hjemmekontorforskriften til anvendelse. Faste dager med hjemmekontor vil mest sannsynlig omfattes av denne forskriften.

Skriftlig avtale

Når forskriften kommer til anvendelse, skal det inngås en skriftlig avtale om hjemmekontor. I avtalen skal blant annet omfanget av hjemmearbeid, arbeidstiden, tilgjengelighet osv. fremgå, slik at den ansatte vet hva han eller hun må forholde seg til.

Vårt råd er å innhente juridisk bistand når slike avtaler skal utformes. Dette gjelder særlig ved fastsettelse av omfang av hjemmekontorløsninger. Blant annet bør arbeidsgiver sikre seg størst mulig handlingsrom når det gjelder muligheten til å begrense eller trekke tilbake muligheten til å jobbe hjemmefra. Gjør man ikke dette riktig, risikerer arbeidsgiver å være bundet av en tidsubegrenset hjemmekontorordning.

Ordinær arbeidstid kan gjelde– eller ikke

Ellers trenger ikke den videre avtalen om hjemmekontor gå ut på annet enn at virksomhetens alminnelige arbeidstid gjelder som vanlig, og at den ansatte skal være tilgjengelig til de samme tidene – også hjemme. For eksempel vil den ansatte da være forberedt om at han kan bli oppringt av nærmeste leder – selv om han eller hun fant det for godt å hente barna i barnehagen litt tidligere enn vanlig.

For det andre må partene bli enige om eiendomsrett til, og drift og vedlikehold av, utstyr som benyttes til å utføre arbeidsoppgavene. Har den ansatte for eksempel tatt med seg

 ergonomisk tastatur og sitteball hjem fra kontoret, bør det i hjemmekontoravtalen at disse gjenstandene tilhører arbeidsgiver.

For det tredje, gir hjemmekontorforskriften en videre adgang til å avtale fleksible arbeidstidsordninger. For eksempel er det ingen grense for daglig arbeidstid på hjemmekontor, så lenge den ukentlige arbeidstiden, uten overtid, ikke overstiger 40 timer.

Særlig om utstyr

Som nevnt vil arbeidsgiver – uavhengig av om ordningen er fast eller ikke – bære ansvaret for den ansattes arbeidsmiljø på hjemmekontoret.

 Likevel er arbeidsgivers ansvar for å sikre fysisk og psykisk arbeidsmiljø noe mindre omfattende ved faste hjemmekontorløsninger.

Økt bruk av hjemmekontor medfører ofte et ønske om eller behov for ny kontorstol og flere PCskjermer til bruk hjemme. Men hvem skal dekke utgiftene?

Ekstra utstyr?

Så langt det kan la seg gjøre, kan arbeidsgiver kreve at den ansatte benytter seg av allerede tildelt utstyr på hjemmekontoret. Typisk vil dette omfatte bærbar datamaskin og smarttelefon. Ofte er ikke dette nok for at den ansatte skal kunne utføre arbeidsoppgavene sine på en effektiv og helsemessig forsvarlig måte.bero på en sammensatt vurdering hvor relevante momenter er omfanget av hjemmekontorarbeid, hvorvidt ordningen er pålagt og hva som må anses som nødvendig utstyr.

Ett praktisk tips er imidlertid å gjennomføre jevnlige spørreundersøkelser blant de ansatte som benytter seg av hjemmekontor. Her kan man blant annet kartlegge det fysiske og psykiske arbeidsmiljøet. Hvis arbeidsgiver plukker opp at en ansatt sliter med ryggen, kan det være en god idé å undersøke hvilket utstyr den ansatte bruker, og om det kan være hensiktsmessig å for eksempel dekke en ny kontorstol.

Mulighetene for skattefritak

Dersom arbeidsgiver skal dekke hjemmekontorutstyr, er det viktig å gjøre den ansatte oppmerksom på at utstyret skal behandles på samme måte som andre verktøy på arbeidsplassen. Eiendomsforhold skal som nevnt ovenfor også fremgå av den skriftlige hjemmekontoravtalen.

Arbeidsgivere bør avslutningsvis være kjent med mulighetene for skattefritak for nødvendige naturalytelser som mottas som følge av koronasituasjonen. Fritaksadgangen er snever og gjelder kun i særskilte tilfeller.

Oppfølging av ansatte på hjemmekontor

Selv om mange etter hvert har god erfaring med videomøteløsninger som Teams og Zoom, er det en kjensgjerning at fysisk samvær gjør oppfølging av ansatte enklere.

Særlig synes mange arbeidsgivere at det er krevende å følge opp underpresterende ansatte på hjemmekontor. Det er da greit å vite at arbeidsgivers styringsrett gjelder uavhengig av om den ansatte sitter på kontoret eller befinner seg i eget hjem. Manglende muligheter til å følge med på den ansatte gjør at ledere i større grad bør sette klare forventninger til sine underordnede og at oppfølgingsmøter bør avholdes jevnlig.