Skybaserte ERP-systemer – mer effektivt og billigere?

Det har de siste årene vært en rivende utvikling når det gjelder skybaserte ERP-løsninger. Antall tilbydere i markedet øker og det skjer en kontinuerlig utvikling av de applikasjonene som allerede finnes i markedet. Andelen norske virksomheter som benytter slike løsninger enten direkte eller indirekte via en regnskapsfører har også økt vesentlig, selv om den fortsatt er godt under 50 %. Stikkord som beskriver utviklingen er automatisering, effektivitet, kunstig intelligens, integrasjoner, fleksibilitet, mobilitet og tidsriktighet.

Skybaserte ERP-systemer er definitivt fremtiden, men det er ikke alltid alle salgsargumentene fra systemleverandørene stemmer. Mange har ved overgang til slike systemer opplevd til dels betydelige «skjulte» system- og integrasjonskostnader og en ikke ubetydelig økning i regnskapsførerhonoraret. Systemleverandørene opererer med relativt lave månedspriser for å få tilgang til systemet. Prisingsmodellene er ofte modulbaserte og de fleste virksomheter må ha flere moduler for å kunne få dekket sine behov. I tillegg har mange av leverandørene omfattende bruk av transaksjonsprising (eks. kr. 3 pr sendte og pr mottatte EHF-faktura) som kan være vanskelig tilgjengelig for kunden.

Effektive integrasjoner

Full effekt av denne type systemløsninger forutsetter gode og effektive integrasjoner. Den viktigste integrasjonen for de fleste virksomheter, er med banken. Det å få automatisert registreringen av alle bankinnbetalinger og utbetalinger i regnskapssystemet, er tidsbesparende og gir virksomheten oppdatert og verdifull informasjon. Etableringsgebyrene og transaksjonsgebyrene kan imidlertid bli betydelige. Spesielt dersom din bankforbindelse er en av de som ligger på «gebyrtoppen». Det er stor variasjon i gebyrene mellom bankene, og det kan derfor være lønnsomt å forhandle om gebyrene eller eventuelt å bytte bank. I tillegg kan det være forskjeller i funksjonalitet som muligens kan være viktig ved valg av bank.

Integrasjoner med andre forretningskritiske applikasjoner er ofte enkelt og godt tilrettelagt i de skybaserte ERP-systemene. Også på dette området er det imidlertid viktig å vite hva man gjør. En god rådgiver som kan stille de riktige spørsmålene kan ofte være både tidsbesparende og lønnsomt. Det finnes svært få «plug and play» løsninger i virkelighetens verden og det kan komme til å koste dyrt både hva gjelder interne ressurser og eksterne kostnader dersom man først trår feil.

Honorarer i været

Mange erfarer også at ved overgang til skybaserte ERP-systemer blir regnskapsførerhonoraret vesentlig høyere. Dette til tross for at kunden normalt i slike løsninger utfører en større del av arbeidsoppgavene som fakturering, remittering, kontering mv direkte i løsningen. Årsakene til dette kan være mange, men en ganske vanlig utfordring er at regnskapsføreren ikke endrer sine arbeidsprosesser for å tilpasse seg nye systemløsninger. Et vesentlig element i slike løsninger er muligheten for kunden til enhver tid å ha oppdatert informasjon om sin virksomhet og da er det ikke hensiktsmessig at regnskapsføreren fortsetter gammel praksis med å behandle kundens bilag en fast dag hver uke eller sågar annen hver uke. Mange av løsningene i markedet er heller ikke fullt ut tilpasset mulighetene for kunden til å ha så effektive prosesser som mulig. Et eksempel er at i mange systemer må kunden inn å godkjenne og regnskapsfører må markere bokført for en inngående EHF-faktura før kunden kan få betalt den. I små virksomheter er det ofte daglig leder som godkjenner og betaler en faktura og da kan en slik løsning gjøre at både kundens og regnskapsførerens prosess blir mindre effektiv.

Kundevennlige forretningsmodeller

I den nye digitale verden ser vi at det vokser frem nye kundevennlige forretningsmodeller. Skybaserte ERP-systemer gir store muligheter for effektivisering og automatisering av transaksjonsbehandlingen. Spørsmålet er imidlertid hvilket incentiv en regnskapsfører som lever av å selge timer har til å velge de smarteste digitale løsningene når det reduserer antall timer som kan faktureres kunden. Heldigvis ser vi nå at nye forretningsmodeller også vokser frem i deler av regnskapsførerbransjen, hvor oppdragene prises til faste priser og gjerne i form av abonnementsmodeller med et fast beløp pr måned.

Har du gått over til et skybasert ERP-system eller er i ferd med å gjøre det, så vil det være nyttig å vurdere problemstillingene i punktene ovenfor og i alle fall be din eksisterende eller potensielle regnskapsfører om et fast pristilbud.

Denne kronikken sto også i Finansavisen R torsdag 7. november 2019.