Forenklet generalforsamling

Både ordinær og ekstraordinær generalforsamling kan holdes som forenklet generalforsamling så fremt ingen av aksjeeiere motsette seg dette. Det forutsetter at aksjeeierne enten på forhånd har samtykket (muntlig eller skriftlig) eller at de har fått en forespørsel med rimelig frist for å motsette seg forslaget. Av forespørselen bør det fremgå at manglende tilbakemelding medfører en aksept om forenklet generalforsamling.

Aksjeeierne kan selv i stor grad bestemme hvordan selve saksbehandlingen skal være, men noen hovedregler må likevel følges:

Alle skal gis mulighet til å delta

Alle aksjeeiere skal gis mulighet til å delta i behandlingen av saker på egnet måte. Det betyr ikke at alle aksjeeiere må delta, men at de på en praktisk og trygg måte skal gis mulighet til å delta i behandlingen av de sakene som tas opp på generalforsamlingen. 

Generalforsamlingen kan holdes uten fysisk møte, herunder ved hjelp av elektroniske hjelpemidler, ved sirkulasjon av protokoll eller som telefonmøte og man trenger ikke følge aksjelovens bestemmelser om innkalling.

I dette må det også ligge at deltakerne må kunne autentiseres på en pålitelig måte i forbindelse med deltakelse og stemmegivning.

Aksjeeierne bestemmer fremgangsmåten

Er alle aksjeeiere enige, er det i utgangspunktet de selv som bestemmer hvordan saker skal fremlegges, stemmer skal avgis etc. Det betyr også at det ikke er noe i veien for å avholde en generalforsamling omtrent på ordinær måte, men at man fraviker enkelte av reglene som gjelder, for eksempel når det gjelder innkalling.

Krav til utarbeidelse av forslag

Selv om aksjeeierne i de aller fleste typene saker selv kan bestemme hvordan disse skal fremlegges, krever aksjeloven i enkelte typer saker, som utdeling av utbytte eller ved kapitalforhøyelser eller -nedsetting, at styret utarbeider et nærmere angitt forslag til generalforsamlingen.

Beskriv tekniske løsninger

Avholdes generalforsamlingen for eksempel ved bruk av tekniske løsninger som Teams, Zoom og andre møteromsløsninger, bør aksjeeierne gis passende tid og anledning til å sette seg inn i de løsningene som er tenkt brukt. Her bør det legges opp til gode beskrivelser av hvordan disse rent teknisk kan brukes for eksempel i forbindelse med avstemninger.

Vær oppmerksom på at styremedlemmene, daglig leder og revisor skal gis mulighet til å uttale seg om sakene som skal behandles på generalforsamlingen og at disse kan kreve at sakene behandles av generalforsamlingen i møte.

Føring av protokoll

Styreleder eller møteleder skal sørge for at det føres protokoll der det fremgår at generalforsamlingen er behandlet etter reglene om forenklet generalforsamlingsbehandling i aksjeloven § 5-7.
Protokollen skal inneholde: 

1. Generalforsamlingens beslutninger
2. Antall avgitte stemmer og hvor mange aksjer som har stemt for og imot beslutningene (i selskap med flere enn én aksjeeier).
   I den utstrekning dette er relevant, skal det også angis hvilken andel av aksjekapitalen de avgitte stemmene presenterer. En fortegnelse over hvilke aksjeeiere som har deltatt i behandlingen av sakene, skal inntas i eller vedlegges protokollen.
3. Protokollen skal dateres og signeres av den som er styrets leder på signeringstidspunktet eller av den som generalforsamlingen utpeker. Protokollen og fortegnelsen over aksjeeiere som har deltatt, skal oppbevares i hele selskapets levetid og holdes tilgjengelig for aksjeeierne hos selskapet. Protokollen skal sendes til samtlige aksjeeiere.