Årlig møte med revisor
Styret i revisjonspliktige selskaper, som ikke er små foretak etter regnskapsloven, skal hvert år ha et møte med revisor uten at den daglige ledelsen er til stede. Her omtaler vi nærmere de kravene vi mener stilles til møteformen.
Formålet med møtet skal være at styret og revisor drøfter regnskapsmessige forhold der revisor ser vesentlige svakheter og mangler ved de vurderingene den daglige ledelsen har gjort, samt andre forhold som revisor mener styret bør informeres om.
Kravet om årlig møte med revisor fremgår av revisorloven § 2-3. Etter aksjeloven § 6-19 skal styret behandle saker i møte, med mindre styrets leder finner at saken kan foreligges skriftlig eller behandles på annen betryggende måte. Bestemmelsene angir ikke noe nærmere om møteformen. I tilfeller der styremedlemmene holder til langt fra hverandre, har det særlig betydning om møtekravet innebærer at styremedlemmene må være fysisk til stede i samme rom (fysisk møte) eller om styremedlemmene kan delta med utstyr for telefon- eller videokonferanse.
Finansdepartementet omtaler ikke møteformen i forarbeidene til revisorloven § 2-3, jf. Prop. 117 L (2009-2010) om foretaksstyring og tiltak mot manipulering av finansiell informasjon, kapittel 5. Bestemmelsen i aksjeloven § 6-19 om at styrebehandling av årsregnskapet og lederlønn skal skje i møte, ble opphevet ved en endring i aksjeloven i 2013. Justisdepartementet uttalte i den forbindelse at det årlige møtet med revisor må være et fysisk møte, jf. Prop. 111 L (2012-2013) pkt. 6.5.4:
«Departementet forstår [revisorloven § 2-3] slik at det årlig skal avholdes minst ett fysisk møte mellom styret og revisor, og dette må etter departementets syn gjelde uavhengig av utformingen av § 6-19.»
Fysisk tilstedeværelse er mest ideelt for god kommunikasjon i møtet. Samtidig taler tungtveiende praktiske og økonomiske hensyn i noen tilfeller for at det bør være mulig å delta med utstyr for telefon- eller videokonferanse. Også telefon- og videomøter gir samtidig kommunikasjon mellom deltakerne, som tross alt må være det grunnleggende kriteriet for et møte.
Revisorforeningen anbefaler at det avholdes et fysisk møte med revisor når det kan gjennomføres uten vesentlige ulempe. Ut fra de forholdene som er påpekt ovenfor, og til tross for Justisdepartementets uttalelse om fysisk møte, mener vi likevel at det vil være akseptabelt etter revisorloven § 2-3 å delta i møtet med utstyr for telefon- eller videokonferanse.